致力提高公共行政质素

《申诉专员年报2014》已于本年7月2日提交立法会。我现在向立法会提交政府复文，回应《年报》提出的建议。

前任申诉专员在《年报》中总结了六宗主动调查以及321宗全面调查的个案，并提出合共283项建议。除极少数建议外，政府和有关公共机构已接纳所有建议，并已采取或正采取各项措施，落实有关建议。有关部门就未能采纳的个别建议，已向申诉专员解释，详情载列于政府复文。

主席，我留意到前任申诉专员在《年报》中提到资讯自由是问责开明的政府的基石。就此，申诉专员公署对香港的公开资料制度以及公共档案管理，分别进行了主动调查和提出建议。

公开资料制度

在公开资料制度方面，申诉专员公署于2010年已就政府推行《公开资料守则》的成效发表主动调查报告，当中提出的多项建议，包括举办更多和更适时的培训、在《守则》的网页上增设运用指引的中文版、督促在申诉专员监察范围内的其他公营机构，要求他们采纳《守则》或类似的指引等，政府已全部落实有关建议。

今次《年报》中申诉专员就公开资料制度方面提出进一步建议，包括要求政府考虑立法订明市民有索取资料的权利。法律改革委员会辖下公开资料小组委员会正就这复杂的法律议题进行研究，我们会待其完成研究后全面考虑有关建议。

至于其他不牵涉立法而有助改善现时制度的建议，包括加强《守则》网站的内容、向公众发放更多有关《守则》的资料、拟定个案汇编、向各政策局或部门提供更多关于如何诠释及引用《守则》的意见和支援等，政府会积极研究以作出跟进。政府亦会参考其他司法管辖区在这些范畴的处理方法，优化现时的安排，便利公众按《守则》获取政府所持有的资料。

公共档案管理

就公共档案管理方面，我想藉此机会重申，政府一向十分重视有关工作。我们充分认同档案是政府的宝贵资源。完整的档案除了有助政府作出有据可依的决定，满足运作和规管需要外，更是开放和接受问责的政府所必须存备的。因此，政府已设立一套全面的机制，以管理及保存具有历史价值的公共档案。

我们欢迎申诉专员就香港的公共档案管理作出全面和深入的检讨。调查报告建议政府认真考虑引入公共和历史档案的法例和成立一个独立的机构就档案管理的政策、执行情况和行动提出意见。事实上，法改会辖下档案法小组委员会现正进行详细研究，以检视管理、保存及查阅政府或公共档案的现行机制是否需要改革。相关的部门一直积极参与法改会的研究，尤其在对海外的相关法律进行比较研究方面。政府会仔细研究法改会的建议，然后制定未来路向。

在立法问题未有定案之前，政府已制定一个详细的行动计划，透过一系列的措施，进一步改善现时档案管理的行政安排，当中包括协助更多公共机构遵从良好档案管理做法和进一步鼓励它们捐赠具历史价值的档案予档案处收藏；提醒所有政策局和部门尽量减少延期向档案处移交具历史价值或潜在历史价值的过期档案；研究就上载更多有关档案存废及新近开放的历史档案的资讯至政府档案处网页的可行性，以加强透明度；考虑全面推行电子档案保管系统的步伐，以及为各政策局和部门就开发或采用电子档案保管系统订定适当的时间表等。

从以上可见，政府有决心采取适当的行动，进一步完善现时的档案管理系统，以妥善管理及保存具有历史价值的公共档案，并藉此增加政府的问责性和透明度。

事实上，申诉专员在不少调查个案中都指出，良好的文书记录和档案管理是有效处理投诉的重要一环，特别是那些涉及跨部门的个案。我们会敦促各部门继续做好档案管理的工作。

店铺阻街问题

主席，前任申诉专员在《年报》中总结其五年工作时指出，有些政府部门及公共机构在近年主动作出了改变，并在有需要时愿意检讨固有的处事方式和办事程序，这点必须予以肯定；但同时有部分部门和机构则过于自满或保守，在提供公共服务上未能与时并进，亦未有顾及市民大众日益提高的期望。政府感谢前任申诉专员的意见，并会继续督促各政府部门加强联系，致力评估新的社会需求，适时更新提供服务和监管的模式。

举例来说，就店铺阻街的问题而言，政府一直多管齐下处理有关问题，包括：

（一）通过有关部门各自行使相关条例所赋予的权力进行执法；

（二）由民政事务专员牵头就较复杂和涉及多个部门的个案进行联合行动；

（三）与区议会紧密合作；以及

（四）进行公众教育和宣传。

但政府了解到有关问题依然持续，因此在今年3月主动进行为期四个月的公众谘询，广纳民意，以探讨如何更有效打击店铺阻街，例如加强对店铺阻街罪行的执法措施，和设立定额罚款制度，以增加阻吓作用等。当局正在整理公众意见，并将适时公布谘询结果和未来路向。

更有效地跟进市民经常投诉的问题亦包括对现行法例的检讨，以堵塞漏洞或加强针对被投诉的违规行为的阻吓作用。举例来说，政府已在2014年7月9日向立法会提交《2014年土地（杂项条文）（修订）条例草案》，以修订《土地（杂项条文）条例》（第28章），加重有关不合法占用未批租政府土地罪行的罚则，以收阻吓之用。

调解方式处理

另外，政府留意到申诉专员公署近年来致力加强使用调解方式处理不涉及行政失当或只涉及轻微行政失当的投诉个案。经调解后终结的投诉个案，已由2010至11年度的七宗，上升至2013至14年度的38宗。以调解方式解决争议是政府现正致力推动的一项政策。我们支持公署继续推广以调解方式解决问题，各政府部门也会全力配合公署在这方面的工作。

最后，我想在此感谢前任申诉专员黎年先生在过去五年对提高公共行政质素所作的贡献。在未来的日子，政府将继续与申诉专员紧密合作，为达致公平合理、开明高效的公共行政，一起努力。

（以上是政务司司长林郑月娥12月10日在立法会会议上就提交「回应《申诉专员年报2014》的政府复文」的致辞全文。）